Verträge mit Vertrauen unterzeichnen

Developer Notes

Bryan Wats
Verträge vertrauensvoll unterzeichnen (Evidos & Lesterius Partnership)

Seit den Anfängen der Computerautomatisierung sollte weniger Papier verwendet werden. Lesterius löst dieses Versprechen ein, indem wir Lösungen entwickeln, die den Kunden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen. Wir finden gemeinsam heraus, wie die Arbeit einfacher und mit weniger Fehlern erledigt werden kann. Stapel von Papier oder Briefen, die gescannt (oder gefaxt) werden müssen, sind keine Lösung. Das dauert zu lange und belastet die Umwelt. Stattdessen sind wir Experten für die Nutzung der Claris FileMaker-Plattform. Auf diese Weise bringen wir Ihr Unternehmen in das digitale Zeitalter.

Aber was ist, wenn rechtliche Verträge zu unterzeichnen sind, werden Sie sich fragen? Kann die Claris FileMaker-Plattform das leisten?

Entgegen der landläufigen Meinung ist FileMaker kein eigenständiges System mehr. Es lässt sich online mit anderen Computersystemen integrieren, was Ihre Lösung sehr viel sinnvoller machen kann. Heute ist Lesterius eine Partnerschaft mit Evidos eingegangen, um unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, Papierarbeit aus ihrem Arbeitsablauf zu eliminieren. Evidos ermöglicht es, rechtsverbindliche Verträge digital und vertrauensvoll zu unterzeichnen. Mit Lesterius funktioniert dies nahtlos von FileMaker aus.

Wer ist Evidos?

Der Name Evidos ist abgeleitet von “Evidence in Online Services”. Das Unternehmen hat seinen Sitz in den Niederlanden und führt sein Produkt in ganz Europa ein. Das bedeutet nicht nur eine lokalisierte Software, sondern auch ein lokales Team, das bereit ist, das Produkt auf der Grundlage lokaler Möglichkeiten zu unterstützen und weiterzuentwickeln. Evidos hat Vereinbarungen mit lokalen Behörden wie Regierungsstellen, Banken usw. getroffen, um die Identifizierung des Unterzeichners zu ermöglichen. Lassen Sie Ihre Verträge unterschreiben, damit Sie wissen, wer was, wo und wann unterschreibt.

Warum Evidos?

Es gibt andere Dienste, die es ermöglichen, ein Dokument digital zu unterzeichnen. Adobe PDFSign und DocuSign sind solche Beispiele. Letzteres lässt sich sowohl über API als auch über Claris Connect in FileMaker integrieren. Claris Connect ermöglicht die Integration mit Internetdiensten mit minimalem Scripting. Lesterius kann dies für Sie tun, wenn Sie es wünschen. Beiden fehlt jedoch die Identifizierung des Unterzeichners wie bei Evidos und DocuSign erfordert möglicherweise ein FM Connect-Abonnement. Dies ist vor allem dann wirtschaftlich, wenn mehrere Integrationen verwendet werden. Außerdem bietet Evidos verschiedene Preispläne an, die sich nach Ihren Bedürfnissen richten. Die Einstiegspreise sind viel niedriger. Abhängig von Ihren Geschäftsregeln wird ein Berater von Lesterius für die digitale Transformation den richtigen Service für Ihre Bedürfnisse vorschlagen und die Unterzeichnung zum Laufen bringen.

Wie funktioniert es im Allgemeinen?

Evidos bietet ein hervorragendes Einführungsvideo, das Sie sich hier ansehen können.

Auf der Grundlage von Informationen, die bereits in Ihrer FileMaker-Lösung vorhanden sind, kann der Administrator ein oder mehrere zu signierende Dokumente erstellen. Diese werden mit speziellen “Schnurrbart”-Tags versehen, um zu kennzeichnen, wo sie vom Auftragnehmer und/oder Ihrem(n) Vertreter(n) unterzeichnet werden sollen. Lesterius kann Ihnen bei der Erstellung dieser Dokumente helfen, egal wie sie aussehen sollen. Auch Dateien, die bereits außerhalb von FileMaker vorhanden sind, können so bearbeitet werden.

Wenn das Dokument vorhanden ist, können Sie über die FileMaker-Schnittstelle alle relevanten Optionen einstellen. Wenn die Datei eingestellt ist, wird sie per Mausklick auf den Evidos-Server hochgeladen. Evidos sendet die Datei / den Vertrag / die Vereinbarung zur Unterschrift. Der Unterzeichner wird durch den gesamten Prozess geführt und kann seinen Fortschritt sehen. Nach dem Korrekturlesen werden dem Benutzer ausgewählte Verifizierungsmethoden angeboten. Das Unterschreiben im Feld, wie man es normalerweise mit einem Stift tun würde, ist möglich, aber nicht erforderlich. In diesem Fall wäre ein Tablett oder ein iPhone praktisch. Nach erfolgreichem Abschluss werden Sie benachrichtigt und das signierte Dokument wird in FileMaker abgelegt. Evidos wird Ihre Dokumente nicht länger als nötig aufbewahren.

Das Branding ist Teil der Optionen und wird in der Evidos-Weboberfläche vorgenommen. Die Überprüfung von Reisepässen ist ein separates Produkt.

Interessiert?

Sind Sie daran interessiert, den nächsten Schritt der digitalen Transformation Ihrer Arbeitsabläufe zu machen? Sie werden umweltfreundlicher arbeiten und die Arbeit wird einfacher. Die Lesterius-Berater in ganz Europa helfen Ihnen gerne weiter.

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„Ich höre unseren Kunden gerne zu, finde deren Arbeitsweise heraus, entdecke die Motivation hinter deren Anfragen und bringe dann Hand in Hand mit dem Kunden das Projekt voran, um die Arbeitsprozesse effizienter, schneller und angenehmer zu gestalten.“

Adrian Nier ist der neue Partner bei Lesterius und bringt die Vision von Lesterius nach Deutschland: Die digitale Transformation mit FileMaker und unserer Methode der Co-Creation voranzutreiben, für und mit unseren Kunden.

„Meine Erfahrung ist: Wenn man die Anzahl der Klicks, die man benötigt, um eine Aufgabe zu erledigen, von 20 auf 1 oder 2 Klicks reduzieren kann, verbessert man das Wohlbefinden der Menschen im Unternehmen und in Folge den Erfolg der ganzen Gruppe.“

Für Adrian ist die FileMaker-Plattform mit ihrer schnellen Entwicklungsumgebung der Schlüssel für Menschen-zentrische Softwareentwicklung. Sie ist kosteneffizienter und lässt sich leichter an den Kunden anpassen als andere Angebote. Der Prozess, von Anforderung zur Lösung zu kommen, ist schneller und erlaubt somit mehr Absprache mit allen Interessenten.

Nach Portugal, Spanien, Frankreich, Großbritannien, Belgien, den Niederlanden, Schweden und Norwegen, ist Deutschland das neunte Land, in dem Lesterius vertreten ist. In Zusammenarbeit mit seinen neuen Kolleginnen und Kollegen bei Lesterius wird Adrian an die 200 bestehenden Kunden (Entwickler wie auch Endanwender) betreuen.

Wo will er in fünf Jahren stehen?
„Ich möchte ein starkes Team von Entwicklern und Beratern aufbauen, das als Ziel den Fortschritt unserer Kunden hat. Kunden, die selbst sowohl anspruchsvolle technische Ziele haben, aber auch sozial gesinnt sind, damit wir alle unseren Beitrag für eine bessere Welt und Gesellschaft leisten.”

Lesterius wird in Deutschland das gleiche Angebot haben wie anderswo, also auch Hosting, Training, Coaching, Austausch von Know-how intern und mit Partnern.

Adrian Nier hat zwei Jahrzehnte Erfahrung als Entwickler, der Seite an Seite mit seinen Kunden auf der Suche nach effizienten und ästhetischen Lösungen arbeitet. In jungen Jahren hat er seine Liebe für Apple-Produkte entdeckt und auch FileMaker als Werkzeug, das laufend verbessert wird, um Entwicklern die Arbeit zu vereinfachen. Er ist stolz darauf, bei Lesterius zu arbeiten, eine der vielen Impulsgeber in der Claris-Community, der dabei half diese neuen Funktionen zu FileMaker zu bringen.

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Ich weiß nicht, welche Technologie oder Computersprache in zwanzig Jahren verwendet werden wird, aber ich weiß, dass es immer noch um die Interaktion mit dem Kunden gehen wird, um die gemeinsame Suche nach Lösungen. Glenn Vercnocke und Koen Van Hulle arbeiten seit zwanzig Jahren für Lesterius. Anlässlich dieses Jubiläums blicken sie zurück, aber auch nach vorne, in die Zukunft der Arbeitsplatzinnovation.

Beide sind Experten innerhalb der Claris FileMaker-Plattform. Glenn Vercnocke ist Digital Transformation Consultant und war vor 20 Jahren, als er bei SHpartners (dem belgischen Vorgänger von Lesterius) anfing, nach eigenen Worten ein “Dachbodenprogrammierer”. Koen van Hulle ist Business Unit Manager (zuständig für Hosting) und arbeitete vor zwanzig Jahren bei einem Unternehmen, das nach einem Konkurs von SHpartners übernommen wurde. Diese Übernahme führte dazu, dass sich das Unternehmen von fünf auf zehn Mitarbeiter verdoppelte.
Damals hatte SHPartners noch nicht einmal eigene Büros. Das war auch nicht nötig, wir arbeiteten bei den Kunden vor Ort. Wir trafen uns auf einem Parkplatz an der Autobahn und fuhren gemeinsam zum Kunden, um dort im Besprechungsraum oder so zu arbeiten. Manchmal mussten wir die Kunden bitten, ein bisschen umzurücken, damit wir uns auch hinsetzen konnten”, sagt Koen. Glenn fügt hinzu: ‘Ich hatte eine ganze Tasche voller Kabel für alle möglichen Peripheriegeräte, Wifi gab es damals noch nicht. Internet war kaum verfügbar. Wir konnten nur unsere Mails zu Hause lesen”.
Die Projekte von damals waren anders als die von heute. Sie waren sehr begrenzt, der Kunde bat uns, dafür zu sorgen, dass er Rechnungen oder Angebote erstellen konnte, einfache Anwendungen. Es war sehr technisch. Wir waren die Gurus, so wie früher der ‘Herr Doktor’. Jetzt ist es viel mehr eine Interaktion. Wir suchen gemeinsam mit dem Kunden nach einer Lösung. Die Technik ist jetzt eher zweitrangig.
Wir waren Pioniere. Vor zwanzig Jahren wurden viele Dinge noch auf Papier erledigt. Dass man sich wiederholende Prozesse automatisieren kann, war damals nicht selbstverständlich.

Wachsen mit den Kunden
Die Kunden hatten technologische Bedürfnisse, zum Beispiel bei der Umstellung von belgischen Franken auf Euro. Deshalb kamen sie zu uns. Und wenn wir beim Kunden vor Ort waren und die Atmosphäre aufgesaugt haben, konnten wir ihre Probleme erkennen und lösen. Wir sind auch als Unternehmen mit unseren Kunden gewachsen.
Wir haben nie harte Verkäufe gemacht. Wenn erst einmal Vertrauen da ist, kommen die Fragen von selbst. Ein Fehler, der in der Software-Welt oft gemacht wird, ist zu denken, dass eine Lösung “fertig” sein muss. Das ist aber nicht der Fall. Software muss sich im Laufe der Jahre anpassen. Das Schreiben von Software ist eine fortlaufende Aufgabe. Und es funktioniert gut, wenn der Kunde neben einem sitzt, dann merkt man, wo er stecken bleibt.
Innerhalb von Lesterius gibt es natürlich Leute mit unterschiedlichen Profilen, der eine mehr technisch orientiert, der andere mehr projektorientiert. Für Koen und Glenn verlief der Wechsel vom ‘Techniker’ zum ‘Berater’ reibungslos. Glenn: “Man rollt einfach hinein. Man löst ein Problem, und dann wird man gebeten, ein anderes zu lösen. Ich fühle mich bei meinen Kunden zu Hause. Ich kenne meine Kunden besser als meine Kollegen, meine Kunden sind meine engsten Kollegen. Koen: ‘Ich habe mehr Teams außerhalb als innerhalb von Lesterius. Das ist eine spannende Abwechslung. Außerdem ist die Lösung für ein Problem nicht immer eine zusätzliche Software.
Diese Arbeitsweise erfordert vom Kunden natürlich eine andere Einstellung als bei ‘Plug and Play’-Software. Es ist eine sehr gute Übung, wenn Sie einem Außenstehenden Ihre Arbeitsweise erklären müssen. Es hilft Ihnen, ihn selbst besser kennen und verstehen zu lernen. Indem man einen Schritt zurücktritt, sieht der Kunde die Notwendigkeit einer Veränderung. Als Außenstehender haben wir dann einen Vorteil. Außerdem kommen wir mit jedem in einem Unternehmen in Kontakt. Dadurch haben wir manchmal sogar das meiste Wissen von allen.
Das System der gemeinsamen Lösungssuche, der “Co-Creation”, erfordert Anstrengungen seitens des Kunden. Als Faustregel gilt, dass der Kunde doppelt so viel Zeit in das Projekt stecken muss wie Lesterius. Alle zu befragen, zu testen, … Dem Kunden muss also genügend Raum gegeben werden, um seinen Part zu interpretieren.

Claris-Gemeinschaft
Gerade in der ICT-Welt sind 20 Jahre Treue zum selben Unternehmen eher außergewöhnlich. Glenn und Koen geben zwei Erklärungen: Abwechslung und Einfluss. Vielfalt, weil man als Berater für die unterschiedlichsten Kunden arbeitet und die Erfahrungen von einem Kunden zum anderen mitnehmen kann. Auswirkung, weil man die konkreten Folgen seiner Arbeit sieht, die Projekte führen zu sichtbaren Ergebnissen.
Koen und Glenn haben sich zusammen mit Lesterius verändert und sind gewachsen. Die Technologie verändert sich ständig, es wird mehr möglich, aber auch komplexer. Deshalb ist es wichtig, auf eine breite Basis und kompetente Kollegen zurückgreifen zu können.
Der Hauptunterschied zwischen einer Softwarefirma und Lesterius ist, dass sie Software machen, wo wir nach einer Lösung suchen. Ich habe genug ‘Anwendungen’ gesehen, die technologisch toll sind, aber keine wirkliche Lösung bieten.

  • Claris Platinum Partner

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