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Praxisgemeinschaft für Chinesische Medizin Dr. med. Marc Scheuermann & Kollegen
Dr. med. Marc Scheuermann & Kollegen

Praxisgemeinschaft für Chinesische Medizin Dr. med. Marc Scheuermann & Kollegen

Auf dem Weg zur papierlosen Praxis

Stuttgarts größte TCM-Praxis ist ihrem Ziel einer papierlosen Praxis mit der FileMaker-basierten Lösung einen großen Schritt nähergekommen. Von der Zeitersparnis einmal abgesehen ist das Praxisteam vor allem von der frei anpassbaren, digitalen Krankenakte begeistert.

Ganzheitlich und nachhaltig

Eine chinesische Weisheit besagt: Eine lange Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Viele Patienten führt ihre Reise in die Praxis von Dr. Scheuermann & Kollegen und damit in die Welt der Chinesischen Medizin (TCM). Für die Meisten eine vollkommen neue Erfahrung, denn der ganzheitliche Ansatz zielt nicht nur auf das Verschwinden oder Unterdrücken eines Symptoms ab, sondern vielmehr auf eine Verbesserung der Funktionsweise des Körpers. Dabei sehen sich die drei Ärzte und drei Mitarbeiter mit einem breiten Spektrum unterschiedlichster Erkrankungen konfrontiert, angefangen bei Problemen im Säuglingsalter, über Beschwerden des Bewegungsapparats, bis zu gynäkologischen Erkrankungen und allen Bereichen der Inneren Medizin, denen sie primär mit den Methoden der Chinesischen Medizin begegnen. In Zahlen ausgedrückt, bedeutet das für Stuttgarts größte TCM-Praxis 40 Behandlungen pro Tag, das macht über 6.000 Behandlungen im Jahr.

 

Die Lebensführung selbst spielt beim ganzheitlichen, nachhaltigen Ansatz eine zentrale Rolle, dazu zählt natürlich auch die Praxis und deren Organisation. Deshalb lautete ein Ziel von Dr. Scheuermann: eine papierlose Praxis. Voraussetzung dafür war jedoch, dass dennoch die besonderen Herausforderungen einer TCM-Praxis gemeistert werden. Das sind neben der individuellen Patientenbetreuung und -begleitung in gesundheitlichen Fragen und der damit verbundenen Dokumentation der speziellen Behandlungsmethoden wie zum Beispiel Akupunktur und Tuina auch Rezeptverschreibungen von Chinesischen Arzneimitteln sowie die digitale Archivierung der Patientenunterlagen und nicht zu vergessen das allgemeine Behandlungsmanagement sowie die Abrechnung.

 

Der Weg ist das Ziel

Mit einer TCM-Software, die bereits seit mehreren Jahren im Einsatz war, kam Dr. Scheuermann seinem Ziel zwar näher, konnte es allerdings nicht erreichen: „Die Lösung von der Stange konnte nicht an unseren individuellen Bedarf angepasst werden und bot keine Möglichkeit für ein papierloses Praxismanagement mit ausreichender Dokumentation unserer speziellen Inhalte.“ Allerdings sollten einzelne Funktionen sowie vorhandene Daten der bisherigen Lösung und damit bestehende, bewährte Prozesse beibehalten werden. Um soviel Zeit wie möglich für die Patienten zu haben, sollten die Dokumentation und Rezepturverschreibung sowie die Abrechnung möglichst einfach und schnell sein. Auch die übersichtliche Darstellung des gesamten Behandlungsverlaufs war dem Ärzteteam sehr wichtig.

 

Kleine Softwareanbieter schieden für Dr. Scheuermann früh aus, denn bei diesen sah er eine große Gefahr, dass sich die Weiterentwicklung für den Hersteller irgendwann nicht mehr lohnen und das Produkt eingestellt würde. Die Konsequenz: „Reduktion auf das Wesentliche, indem es nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel Funktionen gibt. Eine individuell angepasste Lösung war die einzige logische Konsequenz, um unseren Ansprüchen in puncto Qualität, Effizienz und Individualität gerecht zu werden“, erklärt Dr. Scheuermann. „Angesichts des langen Bestehens von FileMaker und der regelmäßigen Innovationen stellt sich ein großes Sicherheitsgefühl ein.“

 

Gesagt, getan – in nur 30 Arbeitstagen entwickelte Adrian Nier in enger Zusammenarbeit mit seinem Auftraggeber die maßgeschneiderte auf FileMaker-basierende App. Zunächst wurde festgelegt, welche Funktionen der vorhandenen Lösung beibehalten werden sollten, welche Daten umgezogen werden und wie diese dabei umgewandelt werden, um der gewünschten Struktur zu entsprechen. Adrian Nier programmierte die App in den Praxisräumen, so dass es allen Angestellten jederzeit möglich war, ihm über die Schulter zu sehen und die Abstimmung prompt auf dem kurzen Dienstweg erfolgen konnte. Ab einem späteren Stadium war es dem Praxisteam zudem möglich, den aktuellen Datenbestand auf Knopfdruck in die neue FileMaker-basierte Lösung zu übernehmen und so die Umsetzung der gestellten Anforderungen anhand neuester Daten zu prüfen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Nähe zum Entwickler: Es war nur eine kurze Schulung der Mitarbeiter notwendig.

 

Verwandle große Schwierigkeiten in kleine und kleine in gar keine

Die fertige Lösung beinhaltet neben der Patientenerfassung auch die Rechnungsstellung, die Zahlungserfassung und das Mahnwesen. Darüber hinaus erfolgt in der maßgeschneiderten App die Dokumentation der Behandlungen (Akupunktur, Arzneimittel und Rezepte, manuelle Behandlungen, Kategorisierung von externen Laborbefunden, Arztbriefen, etc.). Außerdem sind dort Vorlagen für Akteneinträge mit Kürzelfunktion hinterlegt, die beispielsweise eine schnellere Eingabe von Leistungen ermöglicht. Aber auch die Verwaltung der Arten von Akteneinträgen (beispielweise Anamnese, Diagnose, Rezepte oder Laborbefunde) sowie die Benutzerverwaltung (Behandler, Mitarbeiter) inklusive Rechteverwaltung sind ein fester Bestandteil. Am Ende wurde die App noch entsprechend der Praxiseigenen Corporate Identity gestaltet, so dass sowohl nach innen als auch nach außen ein einheitliches Erscheinungsbild vorliegt.

 

Die App wird jetzt von allen Ärzten und Mitarbeitern benutzt und überzeugte von Anfang an. „Die Übersicht hat sich verbessert, die Eingabedauer hat sich verkürzt und der Papierverbrauch sowie die Druckkosten sind gesunken“, fasst Dr. Scheuermann zufrieden zusammen. „Außerdem gibt es schnellere Such- und Filtermöglichkeiten, verbunden mit einer präziseren und verlässlicheren Dokumentation.“ Allein bei der Dokumentation geht Dr. Scheuermann von einer täglichen Zeitersparnis von mindestens einer Stunde aus, denn die komplette Behandlungsdokumentation inklusive Abrechnung und komplexer Rezepturerstellung mit Chinesischen Arzneimitteln ist jetzt innerhalb von einer Minute möglich. „Größter Vorteil ist die frei anpassbare, zukunftssichere, digitale Krankenakte“, ergänzt Dr. Scheuermann. „Die unterschiedlichen Arten der Einträge können jederzeit neu definiert werden, ohne dazu einen Programmierer zu benötigen. Das macht die Lösung sehr viel zukunftssicherer.“ Mittels FileMaker Server ist es allen Mitarbeitern möglich remote auf die App zuzugreifen, also bei Bedarf auch von zuhause aus arbeiten zu können. Dabei kommt eine moderne Verschlüsselungstechnologie zum Einsatz, so dass der Datenschutz jederzeit gewährleistet ist, sowohl im Büro als auch im Homeoffice.

 

Bei aller Zufriedenheit gibt es schon jetzt Zukunftspläne: So soll die auf FileMaker-basierende Lösung um eine Wissensdatenbank erweitert werden. Diese wird in mehrere Gebiete (Akupunktur, Arzneimittel, Rezepturen) aufgeteilt sein, allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen und von allen Nutzern gepflegt werden können. Außerdem sollen die Aufklärungsbögen und Patientenverträge mithilfe einer iPad-Lösung digitalisiert werden –damit kommt die Gemeinschaftspraxis ihrem Ziel einer papierlosen Praxis einen weiteren Schritt näher.

Dr. med. Marc Scheuermann
„Reduktion auf das Wesentliche, indem es nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel Funktionen gibt. Eine individuell angepasste Lösung war die einzige logische Konsequenz, um unseren Ansprüchen in puncto Qualität, Effizienz und Individualität gerecht zu werden.“

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